Vad är skillnaden mellan ERP- och WMS-system?

Ekonomisystem, ERP-system (Enterprise Resource Planning eller Affärssystem) och WMS (Warehouse Management Systems, ofta kallade lagerhanteringssystem eller lageradministrationssystem) är centrala och nödvändiga system i många företag. Mindre företag klarar sig ofta med ett ekonomisystem. I större verksamheter krävs nästan alltid ERP-system. Det är ganska vanligt att det dras likhetstecken mellan ekonomisystem och ERP-system, men det är fel. Ekonomisystem används för att hantera exempelvis kassaflöden och redovisning av moms och skatter.   

Ett ERP-system är mycket mer omfattande med funktioner även för inköp, försäljning, produktion samt lager och varuflöden. Systemen kan liknas vid en infrastrukturlösning som klarar av att hantera ett företags alla resurser och processer. De basfunktioner som finns i ett ekonomisystem ingår som regel i ERP-systemen.  ERP-system ger en effektiv styrning och kontroll av alla viktiga affärsprocesser som behövs för att driva ett företag. Hit hör även lagerhantering, logistik och leveranser. Systemen integrerar och ger ett samspel mellan alla processer.    

Trots ERP-systemens stora kapacitet och möjligheter att även ha kontroll på lagerhantering och logistikprocesser är det idag en tydlig trend att många företag kompletterar ERP-systemens lagerspecifika funktioner med ett dedikerat WMS-system. Vad ligger bakom denna trend, och vad är det WMS-systemen erbjuder som inte ERP-systemen klarar av?

När världen förändras ökar kraven på en effektiv lagerhantering

Det finns många faktorer som ligger bakom det växande intresset för, och behovet av, WMS-system. Störningar i världshandeln, krig, pandemin, höga räntor, lågkonjunktur och förändrade kundbeteenden har satt allt större fokus på systemstöd och rutiner för lagerhantering. Logistikkostnaderna är höga i alla företag där lager och distribution utgör en stor del av kärnverksamheten. Krympande marginaler kräver ofta en detaljstyrning av lager- och logistikprocesserna för att man ska få lönsamhet. Kraven ökar också på att snabbt kunna justera processerna och parera förändringar både på marknaden och hos kunderna. Det är inte alla som ställs inför dessa krav, men för många blir frågan om det krävs ett WMS-system som komplement till ERP allt mer aktuell. 

Varför kompletterar företag ERP-system med WMS-system? 

Det finns likheter mellan ERP- och WMS-system och till viss del kan de tillgodose samma behov när det gäller att hantera varuflöden. Många företag klarar sig också bra med ERP-systemens lagerspecifika standardfunktioner. I dessa företag är lagerhanteringen viktig, men den är inte en kritisk del av företagets värdekedja på samma sätt som hos exempelvis e-handelsföretag, grossister och handelsföretag. Med det menas att det inte hör till kärnverksamheten att handla med varor och lagerhanteringen är därför inte avgörande för lönsamheten.   

Processerna runt lagret är sällan komplexa och dynamiska, och behovet lägre när det gäller att kunna förutse framtida behov och förändringar i leveranskedjan. ERP-systemens lagerfunktioner är därför fullt tillräckliga för att ge den nödvändiga överblicken. Ett typexempel på bransch där ERP-systemens lagerspecifika funktioner är fullt tillräckliga är tillverkningsindustrin. Skulle det uppstå ett behov av en utökad funktionalitet erbjuder ERP-leverantörer ofta möjligheten att köpa till olika lagerspecifika WMS-moduler. 

WMS är ofta mer flexibla och kan skräddarsys specifikt för att hantera och optimera lagerprocesser, medan ERP (Enterprise Resource Planning) system är mer standardiserade och utformade för att täcka en bredare uppsättning affärsbehov. Ett WMS är ett specialiserat verktyg som fokuserar på att förbättra lagerverksamheten, medan ett ERP-system är en integrerad plattform som hanterar ett brett spektrum av affärsprocesser, inklusive grundläggande lagerhantering. 

Till exempel, här är några sätt på vilka ett WMS erbjuder stöd och funktioner som ett ERP-system kanske inte har i samma utsträckning: 

• Uppdatering av lagersaldon i realtid: WMS är utformade för att kontinuerligt uppdatera lagersaldon så snart en förändring sker, vilket ger en exakt och aktuell bild av tillgången. ERP-system kan ibland ha en viss fördröjning i uppdateringarna. 

• Optimering av orderplockning och packning: Ett WMS kan optimera hur kundorder ska plockas, packas och konsolideras baserat på specifika krav och effektivitet, medan ERP-system ofta har mer generella funktioner för dessa processer. 

• Anpassning till lagerlayout och utrustning: WMS tar hänsyn till detaljer som lagerlayout, utrustning och kundspecifika krav för att förbättra lagerhanteringen, något som ERP-system kanske inte är lika specialiserade på. 

• Prioritering och fördelning av uppdrag: WMS kan effektivt prioritera och fördela uppdrag baserat på tillgängliga resurser och tidsberoenden, vilket gör att det kan hantera komplexa lagerprocesser mer effektivt än ett ERP-system, som kan ha mer begränsade funktioner i detta avseende. 

Därmed är WMS ofta bättre lämpade för detaljerad och dynamisk lagerhantering, medan ERP-system erbjuder en mer omfattande lösning för att hantera hela affärsverksamheten. 

ERP-system automatiserar och digitaliserar affärsprocesser

Företag som vill effektivisera och skapa bra förutsättningar för tillväxt väljer som regel att investera i ERP-system. De flesta företag har någon gång startat med fristående verktyg som exempelvis Excel och mindre system som hanterar olika processer. När en organisation växer ökar som regel behovet av att samla all affärsinformation i ett sammanhållande system. Det handlar om att spara tid, få bättre kontroll och överblick, och även bättre beslutsunderlag. ERP-systemen svarar upp mot de kraven, och är behovet a automatisera och digitalisera ett företags affärsprocesser är ERP-system en nödvändighet.  

I ett expansivt företag där kärnverksamheten är varuförsäljning och lagerhantering kan en situation uppstå där ERP-systemens lagerfunktionalitet inte räcker till. Ett exempel är när systemen inte ger en tillräckligt detaljerad kontroll och styrning av logistikflöden. När logistikkostnaderna är stora krävs det ofta detaljstyrning för att tjäna pengar. Det här är verkligheten för många e-handelsföretag som under de senaste åren ställts inför tuffa marknadsutmaningar med sämre lönsamhet, ökad konkurrens och förändrade kundbeteenden. Det finns ett uttalande som ger en bild av hur viktig logistiken är för bland annat e-handelsföretag; ”Om två konkurrerande företag har två liknande affärer så är det den med den bästa logistiken som vinner”.  

För att effektivisera logistikflöden och lagerhantering, och få detaljerad kostnadskontroll, finns den nämnda möjligheten att utöka WMS-funktionaliteten i ett ERP-system. Ett annat alternativ är att investera i ett separat WMS-system som antingen kan vara fristående eller integreras i ERP.

Indikationer på att ERP-system inte räcker till

Ibland kan företag hamna i en valsituation; ska vi använda den WMS-funktionalitet som finns i vårt ERP-system, eller ska vi investera i ett dedikerat WMS-system som integreras med affärssystemet? Då många ERP-system även erbjuder funktioner för lagerhantering är det inte alltid lätt att avgöra vilket alternativ som är bäst. Ett företag kan klara sig med ERP fram till en viss gräns, med om processerna blir mer komplexa ökar kraven och då kanske inte ERP-systemet räcker till. Det finns några vanliga indikationer på att ett företag kan behöva ett kompletterande WMS-system;  

• Det är rörigt på lagret och svårt att få fram korrekta lagersaldon.  

• Det finns en ambition att automatisera och förenkla lagerarbetet med robotar och andra stödsystem. En hög automationsgrad förutsätter nästan alltid ett WMS-system.  

• Om kraven på spårbarhet ökar, och om produkter har bästa-före-datum, krävs ofta hjälpmedel som handdatorer och streckkodsläsare. WMS-system har inbyggt stöd för sådan teknik.  

• Medarbetare tvingas att komplettera ERP-funktionaliteten med egna kalkylblad och andra manuella lösningar vilket är en tydlig indikation på att ERP-systemet inte räcker till. 

• Marknads- och kundkrav förändras och effektiviteten behöver bli bättre för att exempelvis kunna erbjuda bra servicenivåer med snabba leveranser. Detta kräver optimerade lagernivåer och tillgång till data i realtid. ERP-funktionaliteten ger sällan ett tillräckligt bra stöd för det. 

WMS-system en nyckelkomponent inom Supply Chain Management

Den största skillnaden mellan ERP-system och WMS-system är att WMS ger större möjligheter att optimera lager baserat på realtidsinformation och historiska trender. WMS ger kontroll både reaktivt och proaktivt. Kontrollen över lagerhanteringen blir bättre och det blir också lättare att justera logistikprocesser och parera svängningar och förändringar på marknaden. Omnikanalhandel, sömlös shopping, kortare säsonger, fler och mindre leveranser samt kundkrav på snabbare leveranser har lett till stora utmaningar för många logistikchefer och lageransvariga. Det är också en av anledningarna till det allt större intresset för WMS-system, och till att WMS idag är en nyckelkomponent inom Supply Chain Management. 

Ett WMS-system är utvecklat specifikt för att stötta och optimera den dagliga verksamheten på företag där lager och distribution är en viktig del av kärnverksamheten. Förutom lagerhållning är WMS också ett verktyg för plocknings- och packningsprocesser samt analyser. Systemet effektiviserar alla led inom lagerhanteringen. Från mottagning till, inlagring och plockning, packning och leveransprocesser till lagerspårning och påfyllning. Ofta integreras WMS-systemen med verktyg och system för streckkodsscanning, RFID-märkning, bärbara datorer och transporthanteringssystem (TA-system).  

WMS-systemens djupa funktionalitet ger många fördelar

Kärnfunktionen i ett WMS-system stödjer alltså ett stort antal olika aktiviteter inom lagerhantering och logistik. Då det är många olika aspekter och delar av en Supply Chain som kan effektiviseras med WMS finns det också många fördelar.  Bland många positiva effekter är det ett antal som brukar lyftas lite extra. En är möjligheten till förbättrad operativ effektivitet. Automatiseringen av hela lagerprocessen möjliggör hantering av större volymer utan att det krävs mer personal. Onödigt arbete, och dubbelarbete, elimineras då det uppstår mindre fel i plockning och vid frakter. Att ett WMS kan ge snabbare leveranser med färre fel kan stärka både kundlojaliteten och leverantörsrelationerna.

Som lagerhanteringssystem möjliggör ett WMS också en utveckling och förbättring av arbetsplaneringen. Det blir lättare att förutse arbetsbehovet och effektivt fördela arbetsuppgifter. Lagersynlighet i realtid med hjälp av olika tekniker för spårning brukar ses som en av de absolut viktigaste fördelarna med WMS. Detta skapar möjlighet till mer exakta behovsprognoser och just-in-time-strategier. Med WMS går det också att uppnå betydande kostnadsbesparingar i företag med färskvarulager eller datumbegränsade varor. Systemet kan avgöra vilka varor som måste tas först ur lagret vilket minskar risken för kostsam kassation.

Andra fördelar är förenkling för personal som får tillgång till WMS-systemet mobiler och surfplattor och inte är låsta vid att hämta information via terminaler, minskat manuellt arbete genom automatisering, enklare inventering, större transparens och spårbarhet.

Viktigt att förstå och analysera graden av lagerkomplexitet

Det finns många faktorer som påverkar kraven på ett lager och därmed också de funktioner i ett system som behövs för att man ska få en effektiv lagerhantering. Att ett litet lager är enklare än ett stort lager med samma behov är en ganska vanlig missuppfattning. Verkligheten är att det kan skilja mycket när det gäller lagerkomplexitet, och denna komplexitet kan delas in i en handfull nivåer. Från det allra enklaste lagret till högt automatiserade lager- och distributionscentraler. För ansvariga inom supply chain är det viktigt känna sin lagerkomplexitet och ha full insikt i vilken nivå som bäst beskriver deras lager- och logistikverksamhet.  

På det enkla lagret *(nivå 1) är det relativt få lagringsplatser och många processer är manuella och inte systemstyrda. Praktiskt taget alla ERP-system kan ge tillräckligt stöd på den här nivån. På nästa nivå (2) är lagerverksamheten mer omfattande, men behovet av systemstöd täcks ändå av WMS-funktionaliteten i många ERP-system. På nivå 3 ökar lagerkomplexiteten och behovet av system med mer avancerade funktioner som gör det möjligt att automatisera lagerarbetet. När komplexiteten nått denna nivå är det viktigt noga utvärdera funktionerna i olika systemalternativ. Vissa ERP-system klarar denna nivå men det är WMS-systemen som bättre motsvarar de krav som ställs på mer avancerade funktioner. På nivå 4 och 5 blir lagerverksamheten allt mer komplex och på den femte nivån är lagerverksamheten i stor utsträckning automatiserad.  Båda nivåerna kräver som regel WMS-systemens mer avancerade funktioner.  

En dimension av lagerkomplexitet är att större företag kan ha flera lageranläggningar. En stor central och sofistikerad lageranläggning med en komplexitet på nivå 4 eller 5 som kompletteras av mindre lokala lagerdepåer där lagerkomplexiteten kan ligga på nivå 1. Lösningen kan då bli en ”hybrid” med ett WMS-system för det stora lagret och ett enklare system, eventuellt ERP med WMS-funktionalitet, för nivå 1-lagren. Det finns exempel där företag försökt att använda WMS-system på mindre lager vilket har visat sig bli för komplext och svårt att använda.  

*Nivåerna refererar till Gartner (2021) och deras beskrivning av ”The Five Levels of WMS”, Apply an Architectural Framework to Stratifying Warehouse Management Systems.

WMS-systemen viktiga för e-handelsföretag

Inom e-handel har WMS-system ofta stor betydelse när det gäller att förstärka kundupplevelser och få nöjda och återkommande kunder. WMS-funktionaliteten är viktig både vid själva köpet och även efteråt. Ordning på lagret och korrekta lagersaldon är en förutsättning för att kunder snabbt ska få korrekta besked om varor finns hemma, och sina beställningar snabbt. Många förväntar sig leverans redan dagen efter och det kräver en effektiv orderhantering. Idag är en snabb orderhantering en viktig konkurrensfördel, och detsamma gäller vid returer. En snabb returhantering bidrar också till att stärka kundlojaliteten.  

E-handelskunder förväntar sig att få exakta uppdateringar när varor har skickats och information om när de ska få sina köp, eller återbetalningar vid returer. WMS-system ger mer detaljerad information än vad som är möjligt med ERP-system, och det är viktigt i konkurrensen om e-handelskunderna.    

Situationer där beställningar av varor går igenom men där det sedan visar sig att det som beställts inte finns hemma är inget som stärker kundlojaliteten! När WMS-systemet ger full koll på vad som finns i lagerhyllorna reduceras också risken för överlager och kostnader för varor som blir inkuranta. Andra fördelar är möjligheten att optimera produktiviteten på lagret med snabb och rätt plockning. Plockrutiner kan automatiseras och tillgång till information i realtid underlättar lagerpersonalens planering.   

ERP-systemen är viktiga även i framtiden men behovet av WMS-system ökar

ERP-systemens funktionalitet för lager- och logistikhantering kommer alltid att vara fullt tillräcklig för många företag. Samtidigt kan vi konstatera att utvecklingen talar för att allt fler företag har behov att i större utsträckning detaljstyra sina lager- och logistikprocesser för att reducera kostnader, förbättra lönsamheten, öka konkurrenskraften och förbättra kundservicenivåerna. Detta kan ske genom att WMS-system integreras med ERP-system, eller med dedikerade WMS-system som kan vara fristående eller cloudbaserade.   

En analys av marknaden för lagerhanteringssystem i Skandinavien (utförd av HerberthNathan & Co) visar att WMS-system kan ge kostnadsreduceringar på upp till 30 % och en ROI på endast 9–18 månader. Den stora sparpotentialen driver på intresset för WMS, men listan över fördelar vs ERP kan göras betydligt längre (se också ovan under rubriken ” WMS-systemens djupa funktionalitet ger många fördelar”):  

• Lägre totalkostnader  

• Snabb implementering  

• Skalbarhet  

• Molnlösningar med okomplicerade konfigureringar  

• Automatiska systemuppdateringar på månad eller veckosbasis  

• Kontroll över alla lagerprocesser i realtid  

• Mindre svinn och större spårbarhet  

• Enklare arbetsrutiner med funktionalitet i mobil och surfplattor  

• Minskat manuellt arbete  

Vilket system ska jag välja?

Det är inte givet vilket val som är bäst när ett företag står inför situationen att välja mellan ett ERP och WMS-system, eller en kombinerad lösning där WMS integreras i ERP. Det finns många aspekter att diskutera och för att välja rätt är det viktigt att lägga mycket tid på ett bra grundarbete:  

Kartlägg dagens behov och syftet: Vad är viktigast för oss att uppnå? Är det att reducera kostnader, få ordning på lagret, öka kundservicenivån, skapa förutsättningar för expansion osv.  

Hur ser behoven ut på några års sikt? Gör en bedömning av företagets framtid och de nya behov som kan uppstå.  

Klassificera graden av lagerkomplexitet: Vilken nivå (se ovan) beskriver bäst den nuvarande verksamheten?  

Vilken funktionalitet har vi idag och vad saknas? Företag med ERP-system bör analysera den funktionalitet som finns idag och vad som kan behöva kompletteras. Klarar ERP av att uppfylla nya krav eller krävs det en komplett WMS-lösning?  

Arbeta tvärs över företagsgränserna: Ibland kan det vara en logistikavdelning som driver frågan om att ev. välja ett WMS-system. Andra gånger kan det vara en IT-avdelning som tar initiativet. För att få en bra helhetsbild över behov och krav är det bästa att bilda en arbetsgrupp som tillsammans väger in alla viktiga aspekter. Medarbetare från sälj- och marknadsavdelningar kan också vara viktiga för att få med de krav som ställs från kundsidan.   

Sammanfattningsvis så framgår det tydligt att ERP-system (Enterprise Resource Planning) och WMS-system (Warehouse Management Systems) spelar centrala roller i företags affärsprocesser, särskilt när det gäller att hantera resurser och lager. Medan ERP-system erbjuder omfattande stöd för många affärsfunktioner, inklusive grundläggande lagerhantering, fyller WMS-system en nischroll genom att optimera och detaljstyra lagerprocesser för att möta dagens höga krav på effektivitet och kundservice.  

Kontakta oss om du vill diskutera mer om hur ditt företag kan dra nytta av integrerade eller separata ERP- och WMS-lösningar för att maximera produktivitet, minska kostnader och förbättra leveransnivåerna.