Det är dags att fokusera på INBOUND

Det är ingen överraskning att grossist- och detaljhandelsföretag tenderar att lägga största delen av sina resurser och budget inom supply chain på att stödja försäljning och kundservice, samt på att optimera effektiviteten i utgående logistik. På den inkommande sidan har fokus däremot oftast legat mer på kommersiella leverantörsavtal, produktkvalitet och design än på att effektivisera den inkommande logistiken.

Vi menar att det är dags att lägga betydligt större uppmärksamhet på processerna inom inkommande logistik – för att sänka kostnader, öka informationskvaliteten och minimera behovet av manuell godsmottagning, kontroller och omarbete. En robust och kvalitetssäkrad inbound-process är dessutom avgörande för att lyckas även på den utgående sidan.

Men varför släpar inbound ofta efter? Det finns flera utmaningar som behöver hanteras. Här är några av dem:

Utmaning 1 – Leverantörsintegration

Du arbetar troligen med ett stort antal leverantörer med varierande förmåga – eller vilja – att integrera sig eller dela information elektroniskt. Vissa gör det, andra inte. Det leder till splittrade, felbenägna och opålitliga processer för inköpsorder och fakturering, där order- och prisbekräftelser samt ATP-data blir föremål för leverantörsspecifika undantag och speciallösningar. Det gäller även hur produkter, paket och pallar ska märkas.

Detta kan lösas genom ett mer strukturerat arbetssätt för leverantörsonboarding och genom att tydligt ställa krav på vilken data som ska delas, när, via vilken kanal och i vilket format.

Utmaning 2 – Inkommande transporter

Transportavtal tecknas ofta mellan leverantörerna och deras egna transportörer, vilket skapar blinda fläckar för oss som köpare. Ibland används speditörer eller andra logistikpartners som mellanhänder för att tillhandahålla data. Som kund blir du helt beroende av vad leverantören eller transportören väljer att dela i form av spårningsinformation.

Denna modell förhindrar realtidsinsyn, eftersom bokningar och transporter inte är direkt integrerade i dina processer, och begränsar din möjlighet att analysera fraktkostnader eller validera leveransdata i ett tidigt skede.

Rekommendationen här (vilket även Gartner påpekat i flera rapporter) är att ta kontroll över inkommande transporter genom exworks eller liknande avtal, som tvingar leverantörerna att använda dina föredragna transportörer. Det säkerställer att frakt- och leveransdata kopplas till dina egna transportavtal.

Utmaning 3 – Brist på insyn och aviseringar

När din inköpsorder blir en kundorder hos leverantören uppstår ofta ett glapp. Beroende på transportupplägg skapas försändelser utan tydliga referenser till inköpsordern, vilket leder till bristande insyn och tillförlitlighet i orderbekräftelser och ETA. Det försvårar även användningen av strukturerade föraviseringar (ASN).

Förmågan att samla försändelser, order och statusuppdateringar på ett och samma ställe blir avgörande för att kunna mäta och övervaka den inkommande kedjan.

Utmaning 4 – Informationskvalitet

De tre första utmaningarna leder till en mer övergripande fråga: hur säkerställer man den totala datakvaliteten kring produkter, order, leveranser, paket och status? Bristande data (och märkning) leder till för mycket manuellt arbete vid godsmottagning, kontroll av referenser och komplettering av saknad information. Avvikelser och reklamationer blir för vanliga. Det resulterar i onödigt långa interna ledtider från varans ankomst till att den blir tillgänglig för försäljning – samt mer komplexitet i fakturahantering och avstämning.

Det finns inga genvägar – fokus måste ligga på att eliminera undantag, säkerställa korrekta processer och data, ta kontroll över informationsutbytet med leverantörer och transportörer, och använda datan för att skapa mer automatiserade och datadrivna processer.

Känner du igen något av ovanstående?
Vi kommer snart att fördjupa oss i hur du kan bygga ett mer robust inbound-flöde av varor med en solid kedja av informationsutbyte i ett kommande blogginlägg.

Tills dess – hör gärna av dig om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa dig att skapa effektivare och mer transparenta processer inom inkommande logistik.