Kostnadseffektiva logistikflöden kräver helhetsgrepp på transportkostnaderna

Transporter har i många år varit ett högt prioriterat område för kostnadseffektivisering inom logistiksektorn. En anledning är transporternas starka påverkan på företags kostnadsstrukturer, men också på kundservicenivåer. Uppskattningar har gjorts som visar att så mycket som 20 procent av priset för en produkt kan utgöras av transportkostnader. Transportkostnadernas stora påverkan på företags lönsamhet och konkurrenskraft gör att transporterna hamnar i fokus när företag strävar efter att kostnadseffektivisera sina försörjningskedjor.  

Ett komplext område med många utmaningar 

Transporter är dock ett komplext område att få grepp om kostnadsmässigt, och det finns också trender som skapar nya utmaningar för såväl handels- och industriföretag som speditörer och transportföretag. Trender som pekats ut för de närmaste åren är höjda vägavgifter, ökade personal- och driftskostnader samt nya utsläppsavgifter efter krav inom EU.  En annan trend är att många transportköpande företag inte vill betala för transportörernas ökade kostnader.  

Båda ”sidorna” har därför olika utmaningar kostnadsmässigt, och med denna bloggtext vill vi ge en djupare inblick i transportkostnadernas betydelse för handels- och industriföretag, förklara en del av alla de faktorer som påverkar kostnaderna samt bidra med lite råd till företag som vill kostnadseffektivisera sina transportrutiner.  

Kan svara för mer än hälften av ett företags totala logistikkostnader 

Transportkostnader är många gånger en mycket stor utgift i försörjningskedjan hos tillverkande företag, grossister och återförsäljare. Det finns exempel som visar att kostnaderna för transporter kan utgöra mer än 50 % av ett företags totala logistikkostnader som också omfattar kostnader för lagerhållning, lagerhantering och administration.  

En anledning till höga transportkostnader är att många företag strävar efter att reducera sina lagernivåer, vilket kräver mer frekventa transporter. Det finns också andra faktorer som under många år resulterat i allt högre logistikkostnader där transporterna utgör en viktig del. Några exempel är en ökad digitalisering, krav på högre kundservicenivåer, e-handelns framväxt, nationella avregleringar, en geografisk decentralisering av tillverkningen och en ökad globalisering av handeln.  

Det här är en utveckling som medfört en ökad mängd transporter och en kostnadsbild för både logistik och transporter som ofta blir komplex. Höga transportkostnader har en direkt påverkan på ett företags lönsamhet, och transporter är också ett område där det finns potential för kostnadsrationalisering. För att lyckas med det krävs det en bra förståelse för transportkostnaderna och insikt i alla de faktorer som orsakar dessa kostnader.  

Branscher där lönsamhet, marginaler och konkurrenskraft påverkas av högre transportkostnader 

Byggsektorn är ett exempel på en bransch där högre transportkostnader fått genomslag i högre priser för slutkunderna. Drivmedelspriserna har under de senaste åren nått rekordhöga nivåer över hela världen. Detta har lett till att både lokala och globala transportörer fått stora ökade kostnader som de måste föra över på sina kunder, som i sin tur tvingats göra prisjusteringar på sina produkter. Även ökade råvarupriser och energikostnader har haft stor betydelse för prisökningarna inom byggsektorn.  

För svensk basindustri står transporterna för en stor del av varornas kostnad. Ett exempel är skogsnäringen som är en av Sveriges största transportköpare och en mycket stor exportör. Så mycket som 80 procent av produktionen exporteras och cirka 65 procent av det som produceras distribueras via sjöfart. På grund av långa transportavstånd, både inom Sverige och till exportmarknaderna, utgör transportkostnaden cirka 20 procent av produktpriset. Branschens största kostnadsökning när det gäller transporter kommer från nya myndighetsavgifter i Sverige (farledsavgifter), och det finns svårigheter att ta ut dessa ökningar mot slutkunderna på utlandsmarknaderna som ofta är priskänsliga.  

Byggsektorn och skogsnäringen är två exempel på branscher där transportkostnaderna har stor inverkan på marginaler, lönsamhet samt konkurrenskraft. Denna inverkan blir extra stor när företag inte kan föra över kostnadsökningar för transporter på slutkunderna. Detta gäller också i andra branscher där företag bedriver sin verksamhet under stark prispress på sina varor, och där möjligheten att föra över höjda kostnader till kunderna är begränsade. 

Det kan vara svårt att få en samlad kostnadsbild 

Det kan vara en tuff utmaning att få en samlad bild av transportkostnaderna. En anledning är att de som regel är uppbyggda av många olika kostnadskomponenter, både direkta och indirekta. Det kan vara lätt att tro att det skulle vara enkelt att definiera transportkostnader. Varor ska transporteras från en plats till en annan. Då kan det väl inte vara så svårt att räkna ut kostnaden? Men, det är ofta betydligt svårare än vad många tror. Dels är det olika beslut och händelser i det transportköpande företagets verksamhet som påverkar kostnaderna, dels kan fraktföretag bygga upp en prisbild med många olika variabler i prissättningen. Några exempel är bränsletillägg, vägavgifter och arbetskraftskostnader. Till detta kan läggas tullar, skatter och olika tilläggstjänster. Ett exempel är för transport av farligt gods. 

Varför uppstår transportkostnadsavvikelser? 

Att korrekt kalkylera kostnader för transporter kan vara komplex vilket illustreras av ett stort svenskt grossistföretag vars kalkylsystem byggde på prognoser som inte överensstämde med den slutliga kostnaden.  Prognoserna byggde på uppskattningar av antalet transporter från centrallager till lagerhubbar runt om i landet. Från hubbarna transporteras sedan varor till slutkunderna. Transporterna utfördes av olika speditörer som tillämpade olika kostnadsavtal. Vissa transporter utfördes till en fast kostnad, andra till en rörlig kostnad med olika tillägg och avgifter. 

Brister i kalkylerna resulterade i ”gissningar” om de slutliga priserna från leverantörerna, och kostnader som differentierade från grossistens egna kalkylsystem och ackumulerades till en större kostnad i slutet av året. Mycket stora leveransvolymer ledde till att kalkylera inte kunde utföras i efterhand. Effekten skulle bli allt för stora lönekostnader. Det var helt enkelt inte lönsamt att utföra kalkylerna manuellt.  

Ett annat exempel är ett svenskt skogsbolag med ett mycket komplext transportflöde där det har varit svårt att få en överblick av alla transportkostnader, och transportkostnadsavvikelser, som

uppkommer i transportkedjan. Företagets huvudproblem har varit att få en samlad bild av vad som orsakar avvikelserna som leder till periodiseringsproblem. Det har samtidigt varit en prioriterad fråga att få kontroll över avvikelserna då transportkostnaderna svarar för drygt tio procent av företagets totala kostnader. Skogsbolaget transportplanerare hade som verktyg ett datasystem som komplext och inte hade stöd för att ge en samlad helhetsbild av kostnader och avvikelser.  Situationen för både grossistföretaget och skogsbolaget illustrerar hur ett otillräckligt systemstöd kan skapa stora problem när kraven ökar på kostnadskontroll och analyser av kostnadsavvikelser.  

Många kostnadsposter att ha kontroll på vid internationell handel 

Att få kontroll på transportkostnaderna kan vara en utmaning för ett företag med en verksamhet begränsad till Sverige, men de blir betydligt större vid internationell handel. Transportkostnaderna för ett exportföretag byggs upp av ett antal kostnadsposter. Oavsett om det handlar om export inom eller utanför Europa så baseras transportkostnaderna på godshanteringen på hemmamarknaden, hämtning för transport utomlands, exporttullklarering, frakt, importtullklarering, godshantering samt transporter i utlandet.  Inom Europa avgörs kostnaden som regel av avtal och villkor mellan transportköpare och fraktföretag, och vid frakt utanför Europa påverkas kostnaden av mängden gods. Det stora antalet kostnadsposter ökar behovet och kraven på ett heltäckande systemstöd. 

Den slutliga transportkostnaden påverkas av många olika faktorer och tillägg 

Något som också bidrar till svårigheten att få grepp på de faktiska transportkostnaderna är mängden påverkande faktorer, avgifter och tillägg. Listan kan göras lång. Från godsets vikt och volym till transportavstånd, bränsletillägg, oljepriser, utsläppsavgifter, sändningsvolym, storstadstillägg, upphämtningskostnader, aviseringstillägg, kapacitetstillägg vid högtider, tullar samt skatter vid internationell handel. Om ett gods är svårhanterligt, känsligt eller har ett högt värde kan det också påverka transportkostnaden till följd av högre hanterings- och försäkringskostnader. Alla dessa faktorer blir variabler som transportörer kan ta med i sin prissättning för att minska sin egen risk.  

I fraktavtal anges ofta bara ett baspris som sedan adderas med olika tillägg och avgifter. Ett företag som har ett modernt TA-System (Transportadministrationssystem) med funktioner för fraktberäkning kan räkna ut dessa på förhand. Något som inte kan beräknas är oförutsedda avgifter som kan läggas till i efterhand. Några exempel är att felaktiga uppgifter om godsets vikt och storlek lämnats vid bokning av en frakt, leveranshinder och felaktiga sändnings- och kontaktuppgifter som leder till att ett gods måste köras ut igen eller lagerhållas. 

För transportköpande företag är det viktigt att förstå transportörerna fraktprisbildning eftersom transportkostnaderna är en stor utgift i försörjningskedjan. Brist på kunskap kan lätt leda till överbetalning och en starkt negativ inverkan på företagets lönsamhet.  

Förutom att det finns många olika tillägg och faktorer som påverkar fraktprisbildning kan det också finnas stora skillnader mellan olika transportörer och regioner. En bra förståelse för detta och hur transportföretagen gör sina beräkningar ökar möjligheterna att både förhandla fram bra priser, men också att undvika oönskade kostnader. Ett gott råd är att läsa igenom transportörernas fraktvillkor och skapa sig en bild av vad som kan påverka fraktpriset! 

Råden till ett tillverkningsföretag som ville reducera sina transportkostnader 

Vid Göteborgs Universitet genomfördes för några år sedan en fallstudie av ett tillverkningsföretag med verksamhet runt om i Norden. Trots marknadsframgångar brottades företaget med allt höga transportkostnader som uppgick till nästan 14 procent av företagets totala kostnader. Studien genomfördes med målsättningen att få svar på två frågor: Hur kan företaget få mer kostnadseffektiva transportflöden?  Vad kan göras för att reducera transportkostnaderna? 

Tillverkningsföretagets transportsituation var komplex med kontor och lager i flera länder, och företagsledningen såg det som en stor utmaning att hålla nere de allt högre transportkostnaderna på en rimlig nivå. Några av anledningarna till de höga kostnaderna var en bristande samordning mellan olika aktörer i logistikkedjan, avsaknad av förmånliga avtal, bristande kontroll över avtal, krånglig och tidskrävande administration och att ett stort antal fraktbolag anlitades för transporter mellan produktionsenheter, distributörer och kunder. Att flera fraktbolag anlitades resulterade i att företaget inte nådde upp till de volymer som krävdes för att få bra rabatter. 

Att flera fraktbolag anlitades innebar också att de anställda var osäkra på hur de skulle förhålla sig till bolagens olika bestämmelser och riktlinjer för paketering. Det blev svåröverskådligt att särskilja reglerna för de olika fraktföretagen vilket komplicerade arbetsrutinerna och bidrog till stora prispåslag för fakturerbar vikt.  

Utan att precisera besparingspotentialen visade studien att tillverkningsföretaget hade goda möjligheter att reducera sina transportkostnader. Några förslag till åtgärder var ett närmare samarbete med färre fraktföretag vilket skulle ge mer förmånliga priser då större volymer transporteras med ett och samma bolag. Man föreslog också en konsolidering där många små försändelser konsoliderades till större samt val av alternativa transportmedel med lägre bränslekostnader. 

Det fanns dock ett hinder för att snabbt få mer kostnadseffektiva transportflöden. Dels saknades nödvändiga funktioner i företagets affärssystem för att hantera information från vissa transportörer, dels saknades systemstöd för att kunna göra dataanalyser och få kontroll över transportflöden. Att förstå, konkretisera och analysera data för transporterna bedömdes som avgörande för att kunna optimera företagets transportflöden och minska kostnaderna. 

Duktiga fraktköpare med bra systemstöd kan minska transportkostnaderna 

Att transporter har blivit ett allt mer komplext område gör att efterfrågan på transportkompetens ökar, men också på verktyg som ger företagens fraktköpare möjlighet att optimera transportflöden och reducera kostnaderna. Ett sådant verktyg är TMS – Transport Management Systems som ibland kallas TA-system, Transportadministrativa System.  

Det här är system för att boka, göra prisjämförelse, köpa och hantera frakter från fraktbolag och det kan både vara fristående eller integrerade i affärs- och e-handelssystem. Systemen effektiviserar och samordnar all hantering av transporter. Det är enkelt att spåra gods som inte nått sin destination och analysera data om försenade leveranser. Att systemen kan automatisera många steg i ett transportflöde spar tid för en fraktköpare samtidigt som transportkostnaderna kan reduceras. Utan att öka administrationen och personalstyrkan är det möjligt att hantera mängder av sändningar varje dag. 

En mycket viktig fördel med TMS- och TA-system är att de möjliggör ett helhetsgrepp på alla de komponenter, avgifter och tillägg som ingår i transportkostnader. Systemen samordnar all hantering av transporter vilket både effektiviserar arbetet, och med bättre kontroll är det enklare att ta beslut som ger kostnadsbesparingar och en förbättrad lönsamhet. De höga transportkostnaderna för det tidigare nämnda tillverkningsföretaget visar på den betydelse en kostnadsreducering skulle ha på företagets lönsamhet. 

IMIs TA-system automatiserar och ger full kontroll över alla kostnadspåverkande faktorer 

IMIs skalbara och molnbaserade TA-system har hjälpt grossister, e-handels- och retailföretag samt företag i andra branscher att förenkla transportadministrationen och minska transportkostnaderna. Systemet är enkelt att implementera, det handlar om timmar från beslut till driftsättning, och kan smidigt integreras med marknadens ledande WMS- och affärssystem.  

Tungrodd manuell hantering av bland annat fraktsedlar, etiketter, returer och tulldokument automatiseras i effektiva flöden. Sömlös integration förenklar också anslutningen av befintliga och framtida leverantörer. IMIs TA-system ger full kontroll och transparens över alla fraktrelaterade element. Transportekonomin förbättras genom den automatiska fakturakontrollen, kostnadsallokeringen och fraktavsättningar, samtidigt som avancerade algoritmer och maskininlärning identifierar ineffektivitet och optimerar företagets transportprocesser. 

Det finns tre grundbegrepp som är nyckelfaktorer när ett företag vill ta ett helhetsgrepp på sina transportkostnader: kontroll, analys och överblick. IMIs TA-system ger stöd för detta genom kostnadskontrollen av frakt- och kostnadsfördelning på avdelnings-, företags- och avdelningsnivå. Med hjälp av avancerade algoritmer och maskininlärning (AI) kan avvikelser analyseras över tid och olönsamma processer identifieras. Systemet ger också en tydlig överblick där resultat och trender visualiseras kontinuerligt. 

Några praktiska tips för att få kontroll på och minska transportkostnader 

När ett företag vill minska sina transportkostnader krävs det ett strategiskt tillvägagångssätt och ett engagemang på alla nivåer i ett företag. Här är några praktiska tips: 

Skapa förutsättningar för en bra intern dialog. Bilda en arbetsgrupp med transportplanerare, inköpare, administratörer och IT-ansvariga. 

Gör en djupanalys av kostnadssituationen. Identifiera onödiga utgifter och ineffektiviteter, och orsaker till kostnadsavvikelser. 

Granska avtal och villkor. Det kan finnas stora skillnader i transportörernas fraktvillkor. 

Diskutera kundservicenivåer. Ibland kan för höga egna krav på kundservice resultera i onödigt många transporter och därmed högre kostnader. 

Bygg bra relationer. Både transportköpare och transportföretag tyngs idag av höga kostnader. Bra relationer kan bana väg för bättre priser och längre avtal. Det kan också finnas möjligheter att minska antalet transportörer. 

Se över det befintliga systemstödet. Har det alla funktioner som krävs för att få ett helhetsgrepp på logistikflöden och kostnadsdrivande faktorer? Vilken skulle effekten bli av en investering i ett TA-System?