Från ekonomiska mörkertal till full kontroll genom automatisering av fraktkostnadshanteringen.

Elektroskandia har gjort det liksom Elon Group, Ellos Group och Vätterledens Logistik. Företagen har fått full kontroll på sina fraktkostnader genom att digitalisera och automatisera tidskrävande manuella processer med IMI´s molnbaserade och skalbara lösning FCM – Freight Cost Management. Arbetsmoment som tidigare tog många timmar klaras nu av med ett klick. Transportekonomin optimeras genom automatisk fakturakontroll. Med hjälp av avancerade algoritmer och maskininlärning kan olönsamma processer och kvalitetsbrister identifieras och elimineras.

Att fraktkostnadshantering är en tuff utmaning i många företag är ingen hemlighet. Manuella rutiner är ofta ett hinder som gör det svårt att få grepp om transportkostnaderna. Samtidigt kan dessa kostnader vara en av de största utgiftsposterna. Bristen på kontroll och ineffektiva processer kan lätt göra att det uppstår mörkertal. Hur stora är våra fraktkostnader egentligen, och hur ska vi kunna genomföra kostnadsbesparingar när vi inte har en samlad bild av alla fraktrelaterade element? Vi ska räta ut det här frågetecknet genom att berätta lite om vad det är den 100 % molnbaserade och användarvänliga lösningen IMI FCM gör!

En mycket stor besparingspotential

Att besparingspotentialen med IMI´s FCM-lösning är stor illustreras av Elon Group som uppskattar att systemet minskar fraktkostnaderna med 3–5 %. Elon Group har mer än 900 butiker runt om i Norden och Logistics & Services utgör ett av tre fokusområden i företagets omnikanalstrategi. Det gör också att FCM-lösningen är ett viktigt verktyg för att driva strategin. Företaget uttrycker det som att kontrollen över transportkostnaderna med IMI FCM ”ger oss direkta pengar in i kassan”, och att systemet är lika mycket ett finans- som ett logistiksystem.

Det är FCM-lösningens möjlighet att automatisera centrala processer inom frakthanteringen som inte bara ger en stor ekonomisk effekt, utan också en bättre insikt i ett komplext område och möjlighet att driva förändringar.

Centrala processer som automatiseras

En av processerna är fakturakontroll som i FCM får ett heltäckande stöd med modulen Freight Invoice Management. Data från en verksamhets affärs-, TA- och faktureringssystem samlas in och kan analyseras. Presentation av trender och avvikelser visar på förbättringspotentialer både när det gäller befintliga transportavtal men också internt på lagret. Med bättre insikter och analyser av kostnader, leveranskvalitet, bokningsprecision och avvikelser skapas helt nya förutsättningar för förbättringar och effektivisering.

En annan process som ofta är mycket tidskrävande manuellt är prissökning. Vilken transportör är det bästa valet för en viss sändning? Svårigheten att lista ut det manuellt leder lätt till att valet blir slumpmässigt. I IMI FCM finns Price Query som antingen kan ge en överblick över tillgängliga alternativ eller föreslå en viss transportör/sändning baserat på förutbestämda regler.

Att ha kontroll på ett stort antal fraktavtal kan vara komplext. Med Freight Agreement Control förenklas registrering, uppföljning och prissökning. Transportörers prisjusteringar uppdateras automatiskt. En annan utmaning för många företag är att uppskatta fraktkostnader på månadsbasis. Att kunna göra det är viktigt då frakter är en betydande rörlig kostnad.

IMI FCM finns därför en funktion, ”fraktavsättningar”, som ger en komplett översikt över alla kostnader en viss månad. Alla bokningar beaktas, och systemet håller koll på vilka sändningar som är fakturerade eller inte. Med Freight Cost Allocation automatiseras kostnadsallokeringen och fraktkonteringen på sändningsnivå vilket minskar antalet fakturor som behöver hanteras manuellt. Detta är en win-win funktion för både transportköpare och transportör!

Heltäckande översikt av finansiella nyckeltal (KPI:er)

För ansvariga inom ekonomi och logistik krävs det tillgång till nyckeltal (KPI:er) för att fraktrutinerna ska kunna optimeras. Även detta behov tillgodoses med IMI FCM. Systemet kan samla in data från samtliga transportörer och integrerade system och presentera dessa som nyckeltal och rapporter. KPI:erna fungerar som verktyg för att identifiera möjliga förbättringsområden i de interna processerna. För medarbetarna i en transportköpande organisation innebär det att man kan agera effektivare och bidra till ökad lönsamhet genom att rätt transporttjänst till rätt pris och med rätt kvalitet!

Funktion för klimatrapportering bidrar till en grön omställning

IMI FCM ger alltså full kontroll över frakthanteringskostnaderna, men lösningen ger också en viktig klimatkontroll. Transportsektorn befinner sig mitt uppe i en grön omställning där målet är att bidra till de globala hållbarhetsmålen och skapa en hållbar utveckling för människan, miljön och ekonomin. För att målen ska uppnås måste alla hjälpa till, även företag som beställer transporter!

I IMI FCM finns en lösning för klimatrapporter som baseras på transporter som bokats. Lösningen ger en komplett översikt över emissionssiffror oavsett om en transportör utfärdat miljörapporter eller inte. CO2 och NOx utsläpp visualiseras med förslag på vilka handlingar ett företag bör genomföra för att bidra till en grön omställning. Det går också att följa utvecklingen och se trender om beslutade åtgärder ger önskad effekt.

Känner du att ni skulle behöva få bättre kontroll på och minska era fraktkostnader? Är era nuvarande rutiner för tidskrävande? Finns det kvalitetsbrister och möjliga förbättringsområden? Är ni ett 3PL/4PL företag som vill växa utan att behöva anställa mer administrativ personal? Kontakta då oss på IMI så ska vi berätta mer om alla möjligheter med IMI FCM!