IMI Supply Chain Solutions

Optimaliserte lageret hos Otto Olsen

”Seks personer styrer lagerbeholdningen med fokus på bedre lønnsomhet, økt omløpshastighet på lageret og høyest mulig servicenivå overfor kundene. Les artikkelen i Logistics & Management om Otto Olsen og lagerplanleggingen fra IMI.”

Innkjøpsstyring

Home » Kundehistorie » Otto Olsen

Otto Olsen

PROBLEMET

Otto Olsen er en av Norges største leverandører av tekniske produkter. Are Saga er leder for en avdeling på seks personer som jobber med lagerstyring, med fokus på bedre lønnsomhet, økt salg og høyest mulig servicenivå overfor kundene. I lang tid ble dette håndtert manuelt, ved hjelp av manuelt fastsatte minimums- og maksimumsnivåer i Jeeves og bruk av Excel.

– Min- og maks-nivåene vi satte opp var statiske og riktige den dagen, men ikke dagen etter, sier Saga.

Manglende muligheter for å differensiere mellom viktige og mindre viktige produkter, samt høy risiko for høye lagerverdier og lavt servicenivå med utsolgte produkter, var noen av årsakene til at Otto Olsen besluttet å anskaffe et profesjonelt system for innkjøp og prognoser.

LØSNINGEN

Det enkle er ofte det beste. Are Saga forteller at de valgte å gjennomføre innkjøpsprosjektet på egen hånd og etablerte en intern arbeidsgruppe som evaluerte tre ulike systemer. Prosjektets motto var «det enkle er ofte det beste». Systemet skulle derfor ha et brukergrensesnitt som var enkelt både å forstå og bruke, samtidig som det skulle gi Otto Olsen raske resultater i form av forbedret servicenivå og redusert lagerbeholdning med mindre foreldelse. Og naturligvis skulle investeringen ha kort tilbakebetalingstid.

Høsten 2018 falt valget på IMIs lagerplanlegging – et spesialisert system for prognoser og vareflyt som er utviklet i tett samarbeid med Lunds universitet.

– Det var nettopp systemets enkelhet som gjorde at vi valgte det, sier Saga. – Det er lett å forstå, det du ser er det du får, og du slipper å forholde deg til kompliserte formler.

Systemet beregner prognoser for fremtidig salg og tar hensyn til både sesongvariasjoner og kampanjer. Prognosene brukes som grunnlag for innkjøpsforslag, som sorteres etter leverandør og presenteres på en enkel og rasjonell måte for innkjøperne.

– Enkelhet betyr at man frigjør kapasitet til å jobbe strategisk, og ikke helt ned på artikkelnivå, avslutter Are Saga.

Utfordringene

Manuell lagerstyring: Lageret ble håndtert manuelt ved hjelp av statiske min-/maks-nivåer i ERP-systemet og Excel-regneark.
Ingen produktdifferensiering: Det fantes ingen mulighet til å skille mellom viktige og mindre viktige produkter, noe som gjorde det vanskelig å prioritere lagerbeholdningen.
Behov for automatisering: Mangelen på en automatisert løsning gjorde det utfordrende å optimalisere innkjøpsprosessen, noe som påvirket både lønnsomhet og salgsvekst.
Lave servicenivåer: Utsolgte varer forekom ofte, noe som resulterte i lavt servicenivå og misfornøyde kunder.

Recognizing the challenges?

Smarter lagerplanlegging hos Otto Olsen med IMI

Innkjøpssjef Are Saga i Otto Olsen fremhever flere viktige forbedringer som er oppnådd etter bare seks måneder med bruk av IMIs løsning for lagerplanlegging:

“Vi har redusert lagerbeholdningen samtidig som vi har økt servicenivået for produktgruppene som håndteres av IMIs lagerplanlegging. Bedre kontroll bidrar også til å forhindre oppbygging av foreldet lager.”

“Systemet er enkelt å bruke for alle innkjøpere. Alle kjøper nå inn på samme måte – og kun gjennom innkjøpsavdelingen. Produktansvarlige fastsetter sortimentet.”

“Med ABC-differensiering – der 20 prosent av produktene står for 80 prosent av salget – kan vi fokusere på de mest kritiske varene vi ikke ønsker å gå tomme for, i stedet for å bruke tid på «trege produkter» slik vi gjorde tidligere.”

“Totalt sett har vi langt bedre kontroll. Som ansvarlig for avdelingen vet jeg hva alle gjør. Alle jobber på samme måte, og ingen produktgrupper blir glemt. Jeg er overbevist om at kvaliteten på innkjøpene våre er høy og i tråd med selskapets strategi.”

Saga forklarer at IMIs lagerplanleggingssystem er utviklet med fokus på enkelhet og strategisk arbeid:

“Det frigjør kapasitet slik at vi kan jobbe strategisk i stedet for operativt på artikkelnivå. Det er enklere å styre ønsket servicenivå og omløpshastighet ved hjelp av systemets parameterinnstillinger.”

Simuleringsfunksjonaliteten er også en funksjon som settes høyt pris på:

“Vi kan for eksempel simulere hvor mye kapital som bindes dersom servicenivået økes. Vi ser konsekvensene av beslutningene våre før vi implementerer dem.”

Saga påpeker at resultatene kom raskt, selv om systemet ennå ikke brukes på hele produktporteføljen:

“For produktene der IMIs løsning er i bruk, har omløpshastigheten økt til mellom 3,5 og 4. Til sammenligning lå den på rundt 1,5 for hele lageret før implementeringen.”

Han fremhever også hvordan simuleringsverktøyet bidrar til å synliggjøre avveiinger:

“Det er en utmerket måte å vise hva det vil koste i lagerinvestering å øke servicenivået med bare noen få prosentpoeng.”

Saga avslutter:

“Vi er svært fornøyde med resultatene så langt, og jeg er overbevist om at både effektiviteten og treffsikkerheten vil fortsette å forbedres etter hvert som vi følger opp flere av KPI-ene som genereres av systemet. IMI har også vært svært lydhøre og raske til å handle når vi har foreslått endringer – støtten deres har vært utmerket.”

Fordelene

Lageroptimalisering: Reduserte lagernivåer samtidig som servicenivået forbedres for produktgrupper som styres av IMIs lagerplanlegging, og risikoen for foreldelse minimeres.
Forbedret kontroll: Avdelingsledere har full oversikt over alle innkjøpsaktiviteter, noe som sikrer samsvar med selskapets strategi.
Støtte og respons: IMI-teamet leverer utmerket support og responderer raskt på tilbakemeldinger, noe som sikrer et smidig og godt samarbeid.
Simuleringsmuligheter: Mulighet til å simulere den økonomiske effekten av beslutninger, for eksempel kapitalbinding ved økt servicenivå, før implementering.
Økt omløpshastighet: For produktlinjer som styres av IMIs lagerplanlegging, har omløpshastigheten økt fra 1,5 til 3,5–4 i løpet av seks måneder.